“Bắt đầu từ Zero” – Bài 3: Bản đồ cho hành trình

“Tuyệt đối không nên bắt tay khởi động dự án nào quan trọng nếu bạn chưa hoàn tất một bản đồ cho hành trình.”

– TS. Alan Phan –

Hồi gia đình tôi qua Mỹ lần thứ hai năm 1975, sau khi rời khỏi Sài Gòn, chúng tôi rất thích đi chơi cuối tuần với gia đình anh Khang. Không như tôi, anh là dân tỵ nạn chính cống, sang California lần đầu; đầu tắt mặt tối với chuyện đi học nghề, chuyện xin việc, chuyện lái xe cho vợ con mua sắm…Tuy vậy, mỗi tối, anh bỏ ra nhiều thì giờ, tra cứu các địa điểm giải trí cho cuộc đi chơi cuối tuần. Hồi đó chưa có Internet hay điện thoại di động, nên anh thường vào thư viện 5, 10 tiếng mỗi tuần mới tìm ra hết dữ liệu. Tuy vậy, khi đi với anh, mọi người yên tâm vì ngoài các bản đồ đi đến, anh còn có cả những chi tiết về thời tiết, giờ giấc và tiết mục giải trí, phí vào cửa, chỗ đậu xe, nơi đổ thêm xăng dọc đường, thời điểm nào ít khách (để khỏi chen lấn), các khuyến mãi cho học sinh, sinh viên…

Ngược lại, anh lại cẩu thả, lười biếng trong công việc kiếm cơm của anh và gia đình. Thích bầy đàn theo bạn bè và cộng đồng chung quanh, anh thay đổi việc làm ít nhất là 8 lần trong 10 năm đầu, khởi nghiệp 2 lần bị thua lỗ hết (rồi nợ nần). Mỗi lần gặp, câu nói đầu tiên là… sao lúc này vận đen quá.

Lúc đó, tôi hơi thành công, nên không dám khuyên anh điều gì… vì anh rất tự ái với những người đi trước mình… nhưng tôi có nói qua cùng bạn bè là nếu anh biết nghiên khảo và đặt kế hoạch tỉ mỉ cho công việc làm ăn như khi đi chơi cuối tuần, thì anh sẽ gặt hái thành quả tốt đẹp hơn rất nhiều người. Lý do: anh chịu khó, nhẫn nại, biết tập trung, cẩn thận với chi tiết và khá sáng tạo.

1. Phân Đoạn Làm Kế Hoạch

Phần thứ hai cho quy trình căn bản của việc khởi nghiệp, dù bằng tay trắng hay đã có vài triệu đô, cũng phải đi qua công đoạn này. Kiến tạo một bản đồ cho hành trình hay kế hoạch kinh doanh là chuyện tất yếu cho bất cứ cá nhân hay tổ chức nào muốn đạt đến đích (đã nói ở Bài 2) với một xác suất cao.

Một kế hoạch kinh doanh luôn là tập hồ sơ gối đầu giường của mọi doanh nhân, ngay từ khi bắt đầu ý tưởng kinh doanh, hay đã vững chãi trên thương trường. Việc tìm kiếm nhà tài trợ, nguồn huy động vốn, hay bỏ công khai thác được những khách hàng mục tiêu cho dự án tương lai của bạn, rất quan trọng, nhưng quan trọng hơn thế nữa, là bạn hãy dành thời gian và suy ngẫm nghiêm túc về ý tưởng của mình, vạch ra một kế hoạch tổng thể, chi tiết.

Tại những quỹ đầu tư mạo hiểm (venture capital), kế hoạch kinh doanh là một đòi hỏi đầu tiên và không miễn trừ. Một công ty không nộp văn kiện này, sẽ được coi như những người nghiệp dư, không có một ý muốn thực sự mạnh mẽ trong việc làm ăn. Chi tiết bao gồm trong một kế hoạch kinh doanh (như liệt kê ở phần dưới) phải đầy đủ để nói lên sự am hiểu thị trường và điểm mạnh – yếu của công ty mình.

Trong kế hoạch kinh doanh, người quản trị cũng nên có những kế hoạch và chiến thuật để đối phó với những tình huống bất ngờ. Một kế hoạch kinh doanh đầy đủ cũng giúp cho các nhà quản trị cũng như các nhà đầu tư định giá về rủi ro một cách chính xác.

Với những bạn trẻ mới bắt đầu khởi nghiệp và chưa từng thiết lập một kế hoạch cụ thể, các bạn có thể xem lại cuốn sách “Niêm yết sàn Mỹ”; trong đó, phần Phụ Lục C có giới thiệu “Bản mẫu của một kế hoạch kinh doanh” khá chi tiết, rõ ràng.

Quý bạn cũng có thể lên Google, đánh vào chữ Business Plan, bạn sẽ có rất nhiều chỉ dẫn về cách làm kế hoạch thật bài bản. Tại văn phòng tôi, mọi nhân viên có software gọi là Business Plan Pro rất dễ theo. Dĩ nhiên, các phần mềm ứng dụng về kế hoạch kinh doanh cũng bán đầy trên mạng.

Và xin nhắc lại một điều mà các bạn cần nhớ: Chỉ khi nào bạn thật sự ngồi xuống, dành thời gian suy ngẫm ý tưởng của mình, xây dựng một kế hoạch thật sự cụ thể thay vì phác thảo ý tưởng trong vài ba trang giấy, thì khi đó bạn mới có cơ hội khởi nghiệp kinh doanh mà không phải quá lo lắng về các vấn đề tài trợ, quản trị hay xử lý phát sinh.

2. Những trình tự cần hoàn tất

Những yếu tố chính cho việc hoàn tất bản đồ gồm:

– Thu nhặt đầy đủ dữ liệu và thông tin để biết chính xác về thị trường, đối thủ cạnh tranh; cũng như đặc thù của sản phẩm mà mình và tổ chức cần có;

– Hoàn tất một nghiên cứu về SWOT ( strength-thế mạnh; weakness-thế yếu; opportunities-cơ hội; threats-rủi ro) về tình thế kinh doanh hay công việc. Trong khi S và W dựa trên thẩm định về nội lực; O và T nói về các ảnh hưởng từ ngoài môi trường;

– Truy tìm mọi nguồn lực cần thiết cho một mạng lưới nhân sự gồm các tư vấn có kinh nghiệm trong lĩnh vực mình muốn kích hoạt, những mentors (người đỡ đầu), những đối tác và nhà tài trợ tiềm năng, những cộng tác viên để cùng phát triển…;

– Sáng tạo và thiết kế một kịch bản và đoạn kết phù hợp với mục tiêu mà mình đã xác định ở Bài 2;

– Tốt nhất là tự viết ra (nếu thấy thiếu khả năng thì nên nhờ hay thuê tư vấn) một bản tóm lược gồm những phần chính yếu của bản đồ hành trình hay kế hoạch kinh doanh (xem phần dưới);

– Trình bày ý tưởng và kế hoạch của mình cho những người quan tâm, theo thứ tự của mạng lưới xã hội đã nêu trên. Lưu ý là không nên tiết lộ cho những người hoàn toàn không có kiến thức chuyên môn gì về kế hoạch của mình, như đem dự án IT hỏi ý kiến một giáo viên dạy sử hay dự án chứng khoán với một anh nông dân Trung Quốc.

– Điều chỉnh lại bản kế hoạch vài lần cho hoàn thiện tối đa và bắt tay hành động.

Tất cả những công đoạn trên tương đối dễ dàng; nhưng rất tốn kém thời gian. Đừng hấp tấp, vì nếu ý tưởng về kinh doanh hay sự nghiệp của bạn thực sự có giá trị, một hay vài tháng kéo dài thêm sẽ chỉ làm bản đồ hoàn thiện hơn.

Một điểm nên lưu ý là KISS (keep it simple, stupid – giữ thật đơn giản). Bạn phải giả định là bạn viết kế hoạch này cho những người có kiến thức sơ đẳng về đề tài, sản phẩm hay dịch vụ bạn muốn làm; không phải cho các chuyên gia cao cấp hay các giáo sư đại học. Đừng vòng vo Tam Quốc, hay chêm vào những sáo ngữ rỗng tuếch, hay “nổ” bậy về những gì mình không biết sâu rộng. Tóm lại, đầy đủ dữ liệu để người đọc có thể thẩm định tổng quan; xói thẳng vào vấn đề trong chân thực và chính xác, không rườm rà, phức tạp để họ mất thì giờ và bỏ cuộc.

3. Bố cục của kế hoạch

Những thành phần cần yếu cho kế hoạch (theo thứ tự cấu trúc):

1. Trang Mở Đầu (Cover Page)

Tất cả chi tiết về người sáng lập, các nhà đầu tư và địa chỉ liên hệ

2. Tóm Lược Dự Án (Executive Summary)

Đây là một phân đoạn rất quan trọng vì nếu người đọc không “ấn tượng và ưa thích” những gì mô tả nơi đây, họ sẽ không đọc tiếp hay quan tâm. Trên hết, bạn phải tóm lược trong vài câu “nhu cầu thị trường mà dự án muốn cung ứng” cùng 3 hay 5 “lợi thế cạnh tranh” của sản phẩm, quản lý hay công nghệ đã khiến bạn tin tưởng vào sự thành công.

Nêu rõ dự đoán tài chánh, số tiền cần tài trợ, sự đóng góp hiện có và các chỉ số quan trọng, nhất là ROI (return on investment- tỷ lệ hoàn vốn).

Cũng nên tóm lược các yếu tố khác về thị trường, ban quản lý, cơ sở và mức độ cạnh tranh.

3. Tổng Quan Công Ty (Company Overview)

Tên và nơi đăng ký kinh doanh, thời gian hoạt động, tư cách pháp lý và những nhân vật chủ thể. Nếu có, nên tiết lộ số vốn đã góp vào từ quản lý và các nhà đầu tư khác.

4. Đặc Điểm Sản Phẩm hay Dịch Vụ (Product Characteristics)

Mô tả trong vài phân đoạn chi tiết kỹ thuật của sản phẩm hay dịch vụ, nhấn mạnh đến sự khác biệt và sáng tạo của nó so với địch thủ. Ước định giá bán và nhu cầu trên thị trường, hiện tại hay tiềm năng.

5. Công Nghệ Cốt Lõi (Core Technology)

Dù đây là công nghệ do mình hay nhóm sáng tạo và cải tiến; hay chỉ là một sao chép lại từ các công nghệ đang phổ biến và thuộc lĩnh vực công; bạn phải xác định ngay từ đầu để các nhà đầu tư thẩm định chính xác về thị giá.

6. Phân Tích Phân Khúc Kinh Doanh (Industry Analysis)

Phân khúc kinh doanh bao gồm tất cả lĩnh vực sản xuất hay thị trường có liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến mô hình kinh doanh của bạn. Bạn phải xác minh những số liệu dùng làm cơ sở, như tổng giá trị của phân khúc, mức độ phát triển, xu thế thời thượng, và những yếu tố ảnh hưởng từ các lực chuyển sẽ xẩy ra.

7. Phân Tích Khách Hàng (Customer Analysis)

Bạn nên cung ứng con số và nét chính của khách hàng tiềm năng, khuynh hướng tiêu dùng và những nhu cầu quan trọng mà sản phẩm bạn sẽ tìm cách thỏa mãn.

8. Phân Tích Cạnh Tranh (Competitive Analysis)

Bạn phải liệt kê những đối thủ cạnh tranh cùng các điểm mạnh yếu căn bản của họ. Quan trọng hơn cả là việc giải trình các lợi thế cạnh tranh của dự án và xác suất thành công khi tranh giành thị trường.

9. Chương Trình Tiếp Thị (Marketing Plan)

Trước hết, bạn sơ lược về tổng quan chiến lược và chiến thuật sẽ sử dụng để thâu tóm thị phần, theo từng cột mốc thời gian hay tiến bộ. Nói về cốt lõi của chương trình 4P (product – sản phẩm; price – giá; place – vị thế; và promotion – khuyến mãi). Place còn được hiểu là hệ thống distribution và logistics (phân phối). Promotion (khuyến mãi) cần một giải thích về chiến thuật xâm nhập lúc khởi sự như quảng cáo, giáo dục, mạng xã hội, PR….

10. Kế Hoạch Điều Hành (Operations Plan)

Trong việc sản xuất hàng hóa hay cung ứng dịch vụ, ban quản lý cần thiết lập một quy trình hay hệ thống làm việc để mọi nhân viên thông hiểu về nhiệm vụ của mình. Tổ chức lớn thì cần cả một tập hồ sơ dày gọi là “cẩm nang hành động” (standard operational procedure); tổ chức nhỏ chỉ cần vài trang giấy.

Bạn không cần dài dòng, nhưng với một phân đoạn ngắn, nên mô tả quy trình hay hệ thống điều hành nay.

Ngoài ra, cũng cần nêu rõ mục tiêu hàng ngày, hàng tháng, hàng năm về dung lượng, khả năng và hiệu ứng (capacity, capabilities, efficiency) của bộ máy. Những cột mốc của mục tiêu cũng nên được xác định.

11. Cơ Sở Vật Chất ( Facilities Requirements)

Liệt kê những đầu tư cho tài sản cố định cần có, như cơ xưởng, văn phòng, cơ sở tiện ich, máy móc, trang thiết bị, nguyên liệu khởi công, xe tải,… Nói rõ số lượng, chất lượng và ước tính giá mua.

12. Ban Quản Lý (Management Team)

Bạn phải có một phân đoạn nhỏ tóm lược kinh nghiệm, học vấn và những thành quả ấn tượng cho mỗi chức vụ như Chủ Tịch, CEO (Tổng Giám Đốc), CFO (Giám Đốc Tài Chánh), COO (Giám Đốc Điều Hành), Chuyên gia Công Nghệ, Giám Đốc Tiếp thị… Nên nhấn mạnh những trải nghiệm có liên quan nhiều đến sản phẩm và việc điều hành dự án.

13. Kế Hoạch Tài Chánh (Financial Plan)

Đây sẽ là phần quan trọng nhất trong kế hoạch kinh doanh vì đa số các nhà đầu tư hay đối tác đều coi chuyện “lấy lại vốn và lời khi exit” là chuyện hệ trọng nhất trong các yếu tố quyết định. Khi làm dự đoán cho báo cáo tài chánh, bạn cần liệt kê những giả thiết (assumptions) và minh chứng (justification); nhất là cách thu hút doanh thu.

Nếu bạn dùng kế hoạch này để gây vốn cho dự án, bạn nên tổng lược các chi phí ban đầu, vổn dự trù và sự đóng góp hiện tại và tương lai của bạn cho dự án. Cách sử dụng tiền góp vốn (use of proceeds) cho những khoản đầu tư phải được hiển thị.

Sau cùng, ngoài một tổng quan về số liệu tài chánh, nên bao gồm các tỷ lệ tài chánh và đầu tư cần yếu cho người góp vốn.

14. Phụ Lục (Appendix)

Phần phụ lục sẽ dùng để đính kèm những tài liệu quan trọng mà bạn cần xác minh thêm về những yếu tố trong phần kế hoạch. Bằng sáng chế, bản quyền trí tuệ, thương hiệu, các bài viết trên mạng truyền thông về công ty mình, giấy phép đặc biệt… là những văn kiện được ưa chuộng.

Bạn cũng phải hiểu rằng kế hoạch sẽ chỉ là bản thảo để khơi thông hành động; không thể là văn bản bất biến như Kinh Thánh hay Cương Lĩnh Đảng. Thời gian, tình thế và con người sẽ thay đổi nhiều dự đoán, chương trình… trong kế hoạch. Liệt kê được càng nhiều “contingency” (dự phòng), càng cho phép chúng ta uyển chuyển trong việc thực hiện và không bị rối trí để lạc hướng.

Kế hoạch kinh doanh hay bản đồ cho hành trình (nếu mục tiêu của bạn không phải là làm ăn) sẽ hiển thị cái khác biệt giữa một người có mục tiêu và ý nghĩa trong đời sống, so với một bạn lững lờ theo hiện tại và tương lai. Mất vài tháng để nghiên khảo cẩn thận về đề tài và giải pháp sẽ tiết kiệm cho bạn vài năm vất vả với ý định và đam mê.

Tuyệt đối không nên bắt tay khởi động dự án nào quan trọng nếu bạn chưa hoàn tất một bản đồ cho hành trình.

Theo TS. Alan Phan